Принимайте поставку по отдельным строкам заказа. Сначала установите соответствие артикулов и характеристик, затем проверьте количество, упаковку и согласованную комплектацию. Если обнаружено расхождение, зафиксируйте его по конкретной позиции и запросите решение поставщика.
1. Подготовьте согласованный перечень позиций
Рекомендуем начинать с последней согласованной версии заказа. Если после первоначальной заявки менялись артикулы или количество, используйте перечень с этими изменениями. Карточка товара поможет проверить описание позиции, а согласованный заказ — установить, что именно и в каком количестве ожидалось.
Для удобства заведите таблицу с отдельной строкой на каждый артикул. Рядом оставьте графы «получено» и «расхождение». Не объединяйте позиции только по диаметру или цвету: при такой группировке можно пропустить замену исполнения. Если в заказе указано лишь «гофра 20 мм», сначала попросите поставщика уточнить артикул и полное описание.
Это рекомендация по организации сверки. Заранее согласуйте с поставщиком, по каким обозначениям можно будет сопоставить полученные бухты со строками заказа.
- Артикул и материал.
- Лёгкое или тяжёлое исполнение.
- Наружный и внутренний диаметры.
- Цвет и длина одной бухты.
- Количество бухт и общий метраж по позиции.
- Упаковка и отдельно согласованная комплектация.
2. Проверьте артикул и исполнение похожих труб
В каталоге ПВХ артикул 2021024 — серая лёгкая труба с наружным диаметром 20 мм, внутренним диаметром 14,1 мм и длиной бухты 100 м. Артикул 2021030 — серая тяжёлая труба с теми же указанными диаметрами и длиной бухты.
Этот пример показывает, почему совпадение цвета, размеров и метража не завершает проверку. Если заказан артикул 2021024, а в обозначении полученной позиции стоит 2021030, рекомендуем записать расхождение и уточнить его у поставщика. Не отмечайте такую строку как совпавшую только потому, что бухты похожи.
Если обозначение на упаковке отсутствует или его невозможно прочитать, не определяйте артикул по внешнему виду. Попросите поставщика помочь установить соответствие конкретной бухты заказу. До уточнения удобно держать её отдельно от уже сверенных позиций.
3. Сопоставьте материал и оба диаметра
Для артикула ПНД 2021005 указаны чёрный цвет, лёгкое исполнение, наружный диаметр 20 мм, внутренний диаметр 14,5 мм и бухта 100 м. У рассмотренного выше артикула ПВХ 2021024 внутренний диаметр составляет 14,1 мм при наружном диаметре 20 мм.
Рекомендуем проверять оба размера в описании полученной позиции. Запись «20 мм» сама по себе не позволит обнаружить все различия между этими артикулами. Материал также сверяйте по обозначению товара и подтверждению поставщика: цвет не используйте как доказательство состава или характеристик.
Если размер изделия вызывает сомнение, запишите, какое значение требует проверки, и согласуйте с поставщиком способ измерения и критерий сравнения. Не назначайте самостоятельно допустимое отклонение. Для первичной сверки достаточно отметить, совпадают ли заявленные размеры полученной позиции с заказом.
4. Посчитайте бухты отдельно по каждой позиции
Рекомендуем сначала распределить полученные бухты по установленным артикулам, затем сравнить количество каждой позиции с заказом. Общий итог может совпасть, даже если одного артикула привезли больше, а другого меньше. Поэтому проверку количества проводите после идентификации товара.
Условный пример: заказаны две бухты 2021024 и одна бухта 2021005. Если получена одна бухта первого артикула и две второго, всего по-прежнему будет три бухты. Однако по каждой строке есть расхождение, которое следует записать отдельно.
Метраж, рассчитанный умножением числа бухт на заявленную длину, рекомендуем обозначать как расчётный. Такой подсчёт помогает сверить количество по заказу, но не является измерением фактической длины трубы. Если требуется именно проверка длины, заранее согласуйте её порядок с поставщиком.
5. Осмотрите упаковку и сверьте комплектацию
Для артикула 2021024 в каталоге указан тип упаковки «Стрейч пленка». При сверке этой позиции рекомендуем сопоставить фактическую упаковку с описанием товара и отдельно согласованными условиями заказа.
Осмотрите доступные участки трубы и упаковку. Если заметили разрыв плёнки, деформацию или другое внешнее повреждение, сфотографируйте общий вид бухты и проблемный участок. В записи укажите артикул, количество затронутых бухт и наблюдаемый дефект без предположений о его причине.
Комплектацию проверяйте по согласованному перечню. Если для заказа важны дополнительные элементы, рекомендуем заранее перечислить их отдельными строками и получить подтверждение поставщика. При получении отметьте фактическое количество каждого согласованного элемента, чтобы проверка не ограничивалась только трубами.
6. Передайте поставщику конкретное описание расхождения
Рекомендуем составлять сообщение так, чтобы поставщик мог сопоставить замечание с одной строкой заказа. Укажите номер или дату заказа, ожидаемый артикул, фактическое обозначение, количество и суть несоответствия. Приложите фотографии, если они помогают показать проблему.
Пример формулировки: «По согласованному заказу ожидались две бухты артикула 2021024. Получена одна бухта с этим обозначением и одна с обозначением 2021030. Просим подтвердить состав поставки и согласовать решение по второй бухте». Это пример сообщения, а не описание реальной поставки.
Если идентифицировать товар пока не удалось, прямо запишите «артикул требует подтверждения». Не подставляйте предполагаемое значение. После ответа поставщика внесите согласованное решение в таблицу сверки: какая позиция уточнена, заменена или остаётся неурегулированной. Так результат проверки будет понятен и закупщику, и сотруднику, который учитывает полученный товар.
Материалы и документы
Материал подготовлен по сведениям о компании, таблице ассортимента и предоставленным документам. Данные для конкретной поставки подтверждаются в спецификации и паспорте изделия.
