Согласовывайте замену парой артикулов: исходный и предложенный. Перечислите изменившиеся параметры, подтвердите количество и внесите выбранную позицию в новую редакцию заказа. Совпадение отдельных полей карточки само по себе не подтверждает взаимозаменяемость.
Что считать согласованной заменой
Рекомендуем обсуждать замену через конкретный вопрос: «Можно ли вместо артикула А включить в заказ артикул Б с перечисленными отличиями?» Такая запись задаёт предмет согласования. Слова «аналог», «похожая труба» и «то же самое» лучше дополнить точным обозначением предлагаемой позиции.
Начните с исходной строки заявки. Если в ней указаны только материал и диаметр, сначала уточните исполнение, цвет, оба размера и длину бухты. Без этой основы трудно определить, что именно меняется в предложении поставщика.
Сравнение карточек помогает проверить состав заказа. Решение о том, допустимы ли изменившиеся характеристики для вашей задачи, рекомендуем отдельно согласовать с человеком, который определил требования к закупке.
Какие поля выписать из двух карточек
Рекомендуем составить две колонки: «Заказано» и «Предложено». Переносите значения целиком, включая единицы измерения. Отдельно помечайте каждое отличие, даже если поставщик уже назвал главное изменение в письме.
Если нужного параметра нет в карточке, задайте по нему отдельный вопрос. Отсутствие записи не следует трактовать как совпадение. Это особенно удобно для комплектации: перечислите нужные дополнительные элементы и попросите подтвердить, что именно входит в предложение.
- Артикул и материал.
- Лёгкое или тяжёлое исполнение; значение сопротивления сжатию, если оно указано.
- Наружный и внутренний диаметры.
- Цвет конкретной позиции.
- Длина одной бухты и тип упаковки.
- Количество бухт, общий метраж и отдельно согласованная комплектация.
Пример: предложен другой цвет
Позиции ПНД 2021005 и 2021006 имеют наружный диаметр 20 мм, внутренний диаметр 14,5 мм и длину бухты 100 м. Артикул 2021005 — чёрный, артикул 2021006 — оранжевый. В карточках обеих позиций указаны лёгкое исполнение, 350 Н и упаковка в стрейч-плёнку.
Для этой пары перечисленные характеристики совпадают, кроме цвета и артикула. Рекомендуем так и записать предложение о замене, а затем уточнить, допустим ли оранжевый цвет вместо чёрного в конкретной строке заявки.
Не определяйте материал по фотографии или названию цвета: сверяйте соответствующее поле карточки. Согласие на изменение цвета также лучше привязать к этой паре артикулов, чтобы его нельзя было прочитать как разрешение на любые последующие замены.
Пример: размеры совпадают, исполнение различается
У серых труб ПВХ 2021024 и 2021030 совпадают наружный диаметр 20 мм, внутренний диаметр 14,1 мм и длина бухты 100 м. При этом 2021024 — лёгкая позиция с показателем 350 Н, а 2021030 — тяжёлая с показателем 750 Н.
Рекомендуем фиксировать здесь изменение исполнения и числового показателя отдельными пунктами. Не считайте большее значение автоматическим основанием для замены: сначала подтвердите, что заказчику подходит именно предложенный артикул.
Другой пример — предложение ПНД 2021005 вместо ПВХ 2021024. При одинаковом наружном диаметре 20 мм внутренние диаметры этих позиций различаются: 14,5 и 14,1 мм соответственно. В таком сравнении нельзя ограничиться записью «меняется только материал».
Как сформулировать запрос на замену
Рекомендуем отправлять запрос с полной новой строкой заказа. Например: «Просим согласовать замену артикула 2021005 на 2021006: ПНД, лёгкая, оранжевая вместо чёрной, наружный диаметр 20 мм, внутренний 14,5 мм, 350 Н, бухта 100 м, упаковка — стрейч-плёнка. Количество — [указать] бухт. Просим подтвердить эту позицию в обновлённом предложении».
Если в заявке несколько позиций, оформите отдельную строку для каждой предлагаемой замены. Не объединяйте их общей фразой «замены согласованы»: рядом с каждым исходным артикулом укажите выбранный новый артикул и количество.
Дополнительную комплектацию рекомендуем перечислить после описания трубы. Если она обсуждалась ранее, повторите согласованный состав в новой редакции, чтобы поставщику не пришлось восстанавливать его из нескольких сообщений.
Что проверить после согласования
Перед подтверждением обновлённого заказа рекомендуем ещё раз проверить, что в нём стоит выбранный артикул, а рядом нет характеристик от прежней позиции. Особое внимание уделите внутреннему диаметру, исполнению, цвету и длине бухты — всем полям, которые участвовали в обсуждении.
Отдельно подтвердите количество бухт и метраж новой строки. Даже если длина бухты у сравниваемых позиций совпадает, полезно явно сохранить согласованное количество. Если длина различается, попросите пересчитать количество и показать результат до подтверждения заказа.
Сохраните окончательную редакцию заявки и ответ поставщика вместе. При получении товара рекомендуем сверяться с этой редакцией: она должна однозначно показывать, какой артикул был согласован вместо первоначального.
Материалы и документы
Материал подготовлен по сведениям о компании, таблице ассортимента и предоставленным документам. Данные для конкретной поставки подтверждаются в спецификации и паспорте изделия.
